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法務部リスク管理課

法務部リスク管理課に所属しながら、中小企業診断士としての活動を模索中。

分かりやすい解答文を作るためには

二次試験で分かりやすい文章をつくる方法にはコツがあったらしい。これは試験用のサイトでは無いのだが、分かりやすい文章ということでは、同じことを言っているとおもう。来週末に二次試験があるため、もう一回よく読んでおきたい

http://support.bizyou.jp/column/web_writing/vol2.php

 

 

 

 

わかりやすい文章にはコツがある

文章は「文才」がなければうまくは書けない、と思っている人も多いでしょう。しかし、高度な創作性が求められるものを除いて、ウェブサイトやブログなどで日常的に書く文章は、ちょっとしたコツを身につけるだけで驚くほど上達します。わかりやすい文章のポイントは、
  • 論旨を明確に伝える(理解しやすさの向上)
  • ストレスを感じさせない(読みやすさの向上)
のふたつです。では、わかりやすい文章の10大原則を見ていきましょう。

論旨を明確に伝える

1. 一文を短く

1.一文を短く一文が長い(句点のない)文章は、読み手の思考に切れ間を与えないので、けっきょくなにがいいたいのかがわかりづらくなります。特に「が」は、文を転回させるのに便利で、安易に使いがちなので要注意です。
話し言葉でも、「~が、~で、~が、~が」と一文を長く話す人よりも、「~です。~ました。~でした。」と短く言い切りながら話す人から、より強い説得力を感じるものです。慣れないうちは文章をひととおり書いたあとでよいので、なるべく句点(。)を入れられないか検討しましょう。

2. 結論を最初に

2.結論を最初に企画書や提案書などのビジネスライティングでは、結論を最初に示すのが鉄則です。ウェブサイトも基本的に同じで、読み手に伝えたい結論を最優先で書きましょう。「理由 → 結論」ではなく「結論 → 理由」という文の流れを意識し、クセづけることが大切です。結論を最初に書こうと意識すると、自然とムダのない文章が書けるようになります。さらに、文章全体がわかりやすくなるだけでなく、ななめ読みや拾い読みがしやすくなる(冒頭に注目すればよいため)、という大きなメリットも生まれます。

3. 主語と述語を近づける

3.主語と述語を近づける論旨を支えるのは主語(だれ/なにが)と述語(○○する/○○した)です。ふたつの間に文章があれこれとはさんであると、論旨がぼんやりとしてしまいます。述語まで読み進んだときに「主語はなんだったけ」と読み返す手間が発生する場合もあります。主語と述語以外は、うまくまとめて冒頭に置いたり、別の文とするとよいでしょう。

4. あいまい表現をしない

4.あいまい表現をしないあいまいな表現が多い文章からは、歯切れのよさやリズムが感じられません。説得力も弱くなってしまいます。迂回した表現や「思います」はなるべく使わず、ハキハキとした文章にしましょう。「など」も要注意です。「そのほか」「余地」「可能性」を表すのに安易に使いがちですが、不要なケースがほとんどです。英語の文章で考えると、頻繁に「etc.」や「and so on」が出てくるのがおかしいように、「など」をつける必要が本当にあるかよく考えて使いましょう。

5. 受け身表現をしない

5.受け身表現をしない「~される」という表現を受動態(受け身)といいます。「使われています → 使っています」「作られる → 作る」と、受動態を能動態に変えることで、文章があとずさりではなく前傾姿勢になり、論旨が読み手にはっきりと伝わるようになります。

ストレスを感じさせない

6. 句読点をわかりやすい位置に

6.句読点をわかりやすい位置に読点(、)は「息つぎ」の位置に入れるのが自然です。読点がたくさん打たれた文章からは、ひっきりなしに息つぎをしているような印象を受けてしまいます。読点は息つぎが必要な場所だけ、と意識しましょう。読点の別の効果として、「主語と述語の対応関係をはっきりさせる」というものがあります。たとえば「彼は不愉快に感じて出口に向かった彼女を呼び止めた」という文章では、彼が不愉快に感じた(から呼び止めた)のか、彼女が不愉快に感じた(から出口に向かった)のかがわかりません。「彼は不愉快に感じて、出口に向かった彼女を呼び止めた」と読点を打つことで、「不愉快に感じた」のは「彼」であることを明らかにできます。句点(。)については、「1. 一文を短く」を参考にしてください。

7. 接続詞を少なく

7.接続詞を少なく接続詞は文を接続する語で、「および」「または」「しかし」「そして」「なお」「だから」「あるいは」などがあります。あまり頻繁に用いると、なんとなく文がダラダラとつづいている感じを受けます。接続詞をなるべく使わないようにすると、文章全体がすっきりします。文の途中で出てくる「および」や「または」は、「と」「や」「、」でつないであげるとスマートです。

8. ひらがなを多く

8.ひらがなを多く漢字が多すぎる文章からは、仰々(ぎょうぎょう)しさ、かた苦しさを感じます。本や雑誌などの紙媒体でも、むずかしい漢字はひらがなにする傾向があり(このことを「ひらく」といいます)、ウェブサイトの文章もそれにならって、ひらがなを多めにするように心がけましょう。固有名詞、四字熟語、慣用句、漢字でなければ雰囲気が伝わらない言葉は、漢字のままでかまいません。これらのなかでも難解な漢字には、カッコ書きで読みがなを振るのが親切です。

9. カタカナを効果的に

9.カタカナを効果的に日本語の文章はひらがなが多いため、擬音語(音を表す言葉)、擬態語(動作や状態を表す言葉)、食材をカタカナにすると、ひらがなのなかに埋没しないので目に止まりやすくなり、文章全体が華やかになります。ほかにも、「コツ」「ブレ」「ヘン(変)」「ワケ(訳)」などにカタカナを使うと、独特のニュアンスが伝えられます。カタカナにするのが明らかにおかしい場合は、ほかの単語と区別しやすくするためにカギカッコで囲む、というテクニックも覚えておくと便利です。

10. クドい文末にしない

10.クドい文末にしない文末は短くすっきりとしていたほうが、読んでいて気持ちがよいものです。特に「~できます」に注目し、短く表現できないか考えてみましょう。たとえば「つけることができます → つけられます」「いただくことができます → いただけます」というようにです。最近、「~させていただきます」という、やや過剰な敬語をよく見聞きします。「明日は定休日のため、休業させていただきます」「この案で決定とさせていただきます」「書類を送付させていただきます」という表現です。表現として過剰なことに加えて、文末が長くなるので次の文にスムーズに入りづらい、というデメリットがあります。「~させていただきます」とせずに、「明日は定休日のため、休業いたします」「この案で決定とします」「書類を送付いたします」としたほうがスマートです。